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【一括確認】書類①仕事の時、何度もやり取りするのを減らすには?

仕事

こんにちは!創(@kajiisou)です。

今回は仕事の際の確認について書いていきたいと思います。

 

確認については「先方に教えてもらいたいこと」そして「こちらから伝えておきたいこと」の二つがあります。

kajiiでは正式決定の連絡があった時点で、これらを二つともまとめて確認するため、このような書類を送っています。

pdfはこちら

 

公演チェックシートについて

これだけの項目をメールや電話でいちいち確認するのはかなり大変なので、シート一枚に記入して返送していただく形をとっています。

相手がパソコンを使うという前提ならば記入式の wordファイルでもいいのですが、「スマホだけで完結したい(子供会の保護者など)」「 書類はFAX(学校公演、子ども劇場に多い)」「できれば郵送でやり取りしたい(高齢の方に多い)」など様々な方がいらっしゃいます。

 ですのでとにかく記入していただいて相手の返信しやすい形で送ってもらう、というシステムです。

kajiiはプログラムの「型」が決まっており、チェック項目はこの程度で済みます。

お願いしたいことについて

kajiiからお願いしたいことも用紙1枚に納まるよう、内容を絞っています。

細かいことを言えばもっとたくさんあるのですが、多くなりすぎると相手の頭にも入りません。

できるだけ簡潔にしましょう。

 

5年ほどかけてブラッシュアップしてきましたが、特に入り時間の設定というのは一つのポイントです。

kajiiの場合準備時間が読めているので「開演の何分前」というように入り時間を設定しておけば、自動的にタイムスケジュールが出来上がります。

セルフマネジメントの場合、案件が多くなってくると時間の設定が大変になってくるので、イチイチ頭を使わないようにしておくのも大事なことです。

いかがでしたでしょうか。

確認事項をメールや電話で直接聞くというのは無駄も多く、ミスも起こりがちです。

確認したいことが決まっていれば、最初は手間ですがこういったシステムを作った方が断然楽です。

また、こういったシステムを考えることによって「自分たちに必要な広さはどれだけか」「時間はどれだけいるか」「お手伝いは何人いるのか」など、細かいことを決めなければいけなくなります。

これはつまりプログラムの完成度を高めていくということにもなります。

事務的な部分は、できるだけ頭やエネルギーを使わずにこなせるようになるとパフォーマンスに集中できるようになります。

ぜひご自分のチェックリストを作ってみてください!

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