【学校公演】書類⑤確認事項が多いときもこれを埋めればOK!

仕事
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こんにちは、創です!

今回は少しイレギュラーな学校公演の対応について書いていきます。

ちなみに、代理店さんからお話を頂くものと直接お話をいただくものとありますが、今回は直接お話を頂いたものに限定しています。

 

学校公演のイレギュラーな点としては、
確認事項がかなり多いということ
関わる人数が多いということ(スタッフはもちろん音響さん、照明さんも必要なら手配)
担当の先生との連絡が取りづらいということが挙げられます。

特に3番目が難しく、先生はなかなか電話では捕まえられません 。

しかも学校によってはメールを使わないため、FAX でのやり取りといったことも起きてきます。
(=やり取りに時間がかかります)

 

kajiiも様々な失敗を繰り返しながら、こんな手順を確立しました。

 

以下がkajiiの学校公演問い合わせ対応マニュアルです。

こちらに書いてある手順に沿って、まずは挨拶文、記入式のチェックリスト、記入式の会場図を送ります。

また学校の図面もあればくださいとお願いします。

車での入口、駐車場、搬入経路が分かりづらい場合が多いためです。

 

そしてマニュアルに沿って、タイムスケジュール、見積書、請求書、当日の仕事チェックリストを作ります。

 

 

(ちなみにレシピというのはkajiiオリジナルの楽器の作り方の用紙です。
家でも簡単に試せるアイデアを書いてあります。)

 

書類が多く、結構複雑な手順ですが、このマニュアルさえはっきりさせておけば迷子になることはありません。

是非応用してみてください!

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